İŞLETME İÇİ İLETİŞİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER
1. KİŞİSEL FAKTÖRLER
İletişim sürecinin iki temel unsuru olan gönderici ve alıcı, aynı zamanda etkin bir iletişimi önleyici rol de oynayabilirler. Kişisel amaçlar, hisler, duygular, değer yargılan ve alışkanlıklar bir yandan mesajı oluşturan sembolleri formüle etmeyi etkilerken bir yandan da belirli kişilerden gelen mesajlara karşı olumsuz ve kayıtsız bir tutum takınmaya sebep olabilir. Başka bir deyişle, alıcının göndericiye olan tutumu, güveni ve inancı, göndericiden gelecek mesajları farklı şekillerde değerlemesi ile sonuçlanacaktır veya, eğer gelen mesaj alıcının bildiği veya inançları ile ters ise, bu tür bir mesaj muhtemelen tam olarak algılanmayacaktır.
A) Hale Etkisi : Kalıplaştırma ve kaynağına göre mesajı değerlendirme eğilimi, belli bir noktaya takılıp kalmayı, çok çeşitlilik gösteren uyarıcılann yalnızca belli bir noktasından olaylara bakmayı ifade eder. Hale etkisi ise bunların tersine yalnızca tek bir özelliğe bakarak bütün diğer özelliklerin de aynen onun gibi olduğunun düşünülerek algılanmasıdır.Başka bir deyişle güven duyulan bir kişi konuşurken, ya da hiç tanınmayan ancak inançlara ve değerlere uygun tarzda konuşan kişinin, bütün söylediklerinin iyi ve doğru şeyler olarak algılanması, bunun tam tersi bir durumla karşı karşıya kalındığında ise, ya konuşmaları duymamazlıktan gelme, ya da önemli bir şey söylemediğini düşünme eğilimi, hale etkisini açıklamaktadır. Böylece kişilerde var olduğu bilinen tek bir nitelik, diğerlerine ve özellikle iletilen mesajın anlamına yansımış, onun gerçek anlamını bilmeden olumlu veya olumsuz nitelenmesine ve iletişimin aksamasına yol açacaktır.[1]
B) Kişilik Uyumunun Tam Olmaması: İletişim, bireylerin kişiliklerinin karşılıklı bir biçimde hareket halinde olmasına bağlı bir ilişki sistemidir. Etkili bir iletişim sürecinde alıcı ile kaynağın etkileşim ilişkisinin paralel olması, özellikle de benzer yönlü olması gerekmektedir. Etkileşim ilişkisinin benzer yönlü olması, iletişim olgusunu tam olarak gerçekleştirmek için yeterli bir husus değildir. Ancak, her paralel iletişim, etkili biçimde bir davranışı meydana getirir demek değildir. Bunun yanında paralel olmayan bir etkileşimle oluşan iletişim ilişkisi, bir yandan iletişim olgusunun etkinliğini engellerken, öte yandan arzu edilmeyen davranışları meydana getirebilir. Paralel etkileşime dayalı iletişim sürecinin aynı zamanda istenilen sonucu elde etmesi için, kişilerin ilişki düzeylerinin • davranış düzlemleri ile uyumlu olması gereklidir. Örnek olarak, kişiliğin üç yönü örnek alındığında, ebeveyn, yetişkin ve çocuk için üç değişik durum söz konusudur. Bu üç kişiye ait davranışlar ayrı ayrı kendisine uygun düzlem içerisinde olursa, iletişim sürecinden arzu edilen sonuç elde edilebilir.
Sonuç olarak, etkin ve verimli bir iletişim sisteminin oluşturulabilmesi için kaynağın, alıcının ve mesajın belirli özellikler taşıması gereklidir. Ayrıca, iletişim olgusu şuursuz bir ilişki olmayıp, kurallara bağlı bir ilişki biçiminde ve istenilen özelliklere uygun olmalıdır.
Etkili bir iletişim süreci meydana getirebilmek için, iletişim engelleri mümkün olduğunca kaldırılmaya çalışılmalıdır. Bunun için de, mesajın olduğunca açık olması ve zamanında alıcılara ulaştırılmasının beklenen davranışları ortaya çıkaracağından hiç kuşku yoktur.
Arzulanan davranışların elde edilebilmesi için iletişim ilişkisi uygun ortam ve zamanda başlatılmalı, ilişkinin şekli de amaç ve çevreye uygun olmalıdır. İletişim süreci ile grup ilişkileri paralel gelişen bir ilişki olduğundan, kişiler arasındaki ilişkilerin sıklığı da iyi düzenlenmelidir. Tatminsizliğe neden olan veya biçimsel olmayan liderleri zamansız ortaya çıkaran iletişim kalıplarından uzak durmakta yarar vardır.
C) İletişim Kaynağına Güvensizlik: Bir mesajın güvenirlik derecesi büyük ölçüde göndericinin, alıcı hafızasındaki güvenirlik derecesinin bir fonksiyonudur. Aynı şekilde, göndericinin güvenirlik derecesi ise bir çok faktörün fonksiyonudur. Bazı durumlarda mesajın yöneticiden gelmesi onun güvenirliğini artırabileceği gibi, tersi bir durum da söz konusu olabilir. Örnek olarak, çalışanlarla yöneticiler arasındaki bir görüşmede çalışanlar yöneticinin bazı iddialarına biraz tereddütle bakabilirler. Diğerlerinde olduğu gibi burada da göndericinin algılanan karakteri ve dürüstlüğü önemlidir. Mesajı gönderenin dürüstlüğünden şüphe edilirse, mesajın içinde olduğundan farklı bir anlam aranır ve o şekilde değerlendirilmeye çalışılır .
Yine aynı şekilde, göndericinin de alıcıya güvenmemesi durumunda, göndereceği mesajı algılamakta güçlükle karşılaşabileceği düşüncesiyle, mesajı aşın yüklü veya cılız gönderebilir.'Bu durumda da etkili iletişim engellenmiş olur.[2]
2. FİZİKSEL FAKTÖRLER
Bu faktörler daha çok haberleşme kanalı ve bunu etkileyen çevresel koşullarla ilgilidir. Gürültü, sözlü haberleşmeyi etkileyen önemli bir engeldir. Aynı şekilde çeşitli konuşma ve yazma araçlarını etkileyen teknik bozukluklar da fiziksel faktörlere örnektir.
3. SEMANTİK FAKTÖRLER
Semantik faktörler mesajı formüle etmek için kullanılan sembollerle ilgilidir. Bazı sembollerin birden fazla anlamı olması yanında, belirli bir sembol belirli kişiler için farklı anlamlar ifade edebilir. Bu nedenle, göndericinin bir sembole verdiği anlam ile alıcının buna verdiği anlam farklı olabilir. Veya alıcı mesajı oluşturan sembolleri hiç tanımayabilir. Örneğin belirli bir konudaki çok teknik bir yazıyı, bu konu ile ilişkisi olmayan bir kimse anlamayacaktır. [3]
4. DİL GÜÇLÜKLERİ
Dil haberleşme araçları içinde en önemli olanıdır. Ancak, bir dilin içerdiği kelimelerin bazen birden çok anlam taşıdıklarını ve bu anlamların birbirleriyle hiç ilgisi olmayan hususlar olduğunu ifade edebiliriz. Buradan göndericinin bir kelimeye ya da kavrama verdiği anlam ile alıcının bu sembol veya kavrama verdiği anlam farklı olabilir. Hattâ bazen alıcı göndericinin kullandığı kelime veya kavramı hiç bilmiyor olabilir. Bu takdirde de bilmediği bir şeyi başka bir anlama çeker yani yorumlar, yakıştırır. Bütün bu açıklamalar bize dil güçlüklerinin şematik faktörler olarak haberleşmeyi büyük ölçüde engellediğini göstermektedir. Bu güçlükleri ortadan kaldırmak için yapılacak şey, belli kavramları başka kelime ve kavramlarla tanımlama yoluna gitmektir. Özellikle yanlış anlaşılmasından kuşku duyulan hususları basit şekilde ve herkesçe bilinen kelimelerle tanıma yoluna gitmek önemli bir faktör olduğu gibi, kelimeler yanında hazırlanan şemalar, grafikler ve resimlerin sözlü ve yazılı mesaj iletimine büyük ölçüde yardımcı olduklarını ve yanlış anlamaları önlediklerini söyleyebiliriz. Özellikle şekiller ve resimler yazılı ve yüzyüze sözlü haberleşmede yanlış anlamaları asgariye indiren araçlardır. Bunun yanında yüzyüze haberleşmede önemli olan faktörlerden biri de, yüz ifadeleri (gülme, somurtma), mimikler, el sıkma ve benzeri hal ve tutumlardır. Bu tutumlar bazen sözle ifade edilenlerden daha fazla etkili olurlar. Hatta bazen insanın söylediği ile yaptığı arasındaki farkı ortaya koyarlar. Söylenmek istenen şeyin yorumlanmasını samimi olup olmamasını ortaya koyarlar. Bu nedenle, dil ve kelimelerden .ortaya çıkan anlamlar hareketlerle takviye edildiği zaman mesajın daha etkili iletildiği söylenebilir. Bilhassa yüzyüze haberleşmenin yazılı haberleşmeye üstünlüğü burada ortaya çıkmaktadır.[4]
5. ZAMAN BASKISI
Bazen iletişim sürecinin aldığı süre de bir bariyer olarak görülebilir. Örneğin, özellikle zaman baskısı varsa mesaj asıl alıcıya ulaştırılmak üzere başka birisine aktarılır. Veya organizasyonlarda, alıcıya belirli kademelerden ve formal yollardan ulaşmak yerine informal ve kısa yollar seçilebilir. Bu ise normal olarak iletişim süreci içine girecek bazı kimseleri dışarıda bıraktığı için uygulamada karışıklıklara yol açacaktır. Yöneticilerin zamanlarının kıt olması, bazı konuları çok özet olarak söylemelerine yol açmaktadır. Bu da bazen bir iletişim engeli olmaktadır.
6. ALGILAMADA SEÇİÇİLİK
Algılamadaki seçicilik (selective perception) olarak adlandırılabilecek bu faktör bazı mesajların veya mesajın bir kısmının bilerek veya bilmeyerek algılanmaması ile ilgilidir. Örneğin kişiler belirli öntiplere (stereotype) ve önyargılara sahip iseler, belirli kaynaklardan (göndericilerden) gelecek olan mesajları ya hiç algılamayacaklar veya göndericinin kastettiğinden farklı bir şekilde algılayacaklardır. Bu durum aynı zamanda kişilerin duymak istedikleri şeyleri duyacakları ile de ilgilidir.[5]
7. HATALI TAMAMLAMA
İnsanlar, ilişkilerin sıklık derecesine göre, devamlı ilişki içinde bulundukları kişiler için kalıp davranışlar beklerler ve belirli tip mesajlar karşısında bekledikleri bu kalıp davranışlarının gerçekleşmesini arzu ederler. Aynı biçimde belirli davranışlara bağlı olarakta özel mesajlar beklerler. Aldıkları mesaj bu beklenilen mesajlara uymuyorsa bunu kendi beklentileri doğrultusunda tamamlayarak işleme koyarlar. Aynı şekilde beklenen mesajın gelmemesi de davranışsal tatmine engel olur. [6]
8. GERİ İLETİMDEN KAYNAKLANAN İLETİŞİM ENGELLERİ
Geri iletim, mesajın hedef birime ulaşıp ulaşmadığı, hedef birimce anlaşılıp anlaşılmadığını ortaya çıkarması bakımından önemli bir iletişim aracıdır. İletişimde geri iletim yapılırken bir takım yanlışlar yapılmakta, bunlar da iletişimin engellenmesine neden olmaktadır.
Geri iletim bir yansıtma aracı olduğu için mesaja ilişkin tepkileri, kuşkuları ve mesajın içeriğinin anlaşılır olup olmadığını kapsaması gerekmektedir. Bu yapılmaz, ya da eksik geri iletim verilirse, kaynak birim gönderdiği mesajın ne derece anlaşıldığını bilemeyecektir.
Anlaşılması güç, geçerliliği olmayan geri iletim iletişimi engelleyebilir. Bunun yanı sıra geri iletim zamanında yapılmalıdır. Başka bir deyişle kaynak birimin mesajını verdikten kısa bir süre sonra yapılırsa bir anlam ifade eder, yoksa anlamı kaybolacağından iletişimi engelleyebilir.
Kaynak birimi küçük düşürmeyi hedefleyen, genellemelere yer veren geri iletim de iletişimi engelleyen başlıca özelliklerden biridir.
İletişim süreci içinde bulunan elemanların özelliklerinden ve konumlarından kaynaklanan ve kaynaklanabilecek iletişim engelleri açıklandıktan sonra kısaca diyebiliriz ki; iletişimin başarısı iletişimde bulunan kişilerin iletişim sürecine ve bu konudaki bilgilerine yakından bağlıdır.[7]
KAYNAKLAR
1. BERBEROĞLU Güneş, Yönetim ve Organizasyon, Anadolu Üniversitesi Yayınları, Ekim 1996, Eskişehir,
2. EREN Erol, Yönetim ve Organizasyon, Beta Yayınları, 3. Baskı, 1996, İstanbul
3. ERTÜRK Mümin, İşletme Biliminin Temel İlkeleri, Beta Yayınları, 4. Basım, Nisan
4. KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, Beta Yayınları, 6. Baskı, Mart 2001, İstanbul
5. 2000, İstanbul
6. www.marmara.edu.tr
[1] www.marmara.edu.tr
[2] Prof. Dr. Mümin Ertürk, İşletme Biliminin Temel İlkeleri, Beta Yayınları, s.167,168.
[3] Prof. Dr. Tamer Koçel, İşletme Yöneticiliği, Beta Yayınları, s.429.
[4] Prof. Dr. Erol Eren, Yönetim Organizasyon, Beta Yayınları, s.332.
[5] www.marmara.edu.tr
[6] Prof. Dr. Mümin Ertürk, İşletme Biliminin Temel İlkeleri, Beta Yayınları, s.166.
Yorum Gönder